3. Juni 2015

Business Intelligence – Teil l

Business Intelligence, kurz BI, bezeichnet prozessorientierte Verfahren, die eine Datenanalyse von Unternehmensinformationen voraussetzt. Die Ergebnisse werden in der Regel automatisch vom Unternehmensmanagement dafür genutzt, Prozesse zu optimieren. Damit steht BI auch für Gewinnung und Verbreitung von Erkenntnissen, die für und sämtliche Betriebsabläufe unternehmensübergreifend ’nutzbar‘ gemacht werden.

Mehr als 30 Prozent der BI-Projekte scheitern an nicht eineindeutig definierten Kennzahlen. Die Kennzahlen müssen mit den Verantwortlichen in der Organisation abgestimmt werden. Das Vertrauen in die abgestimmten Kennzahlen ist Grundvoraussetzung für die spätere Akzeptanz der Ergebnisse in den entsprechenden Reports. Manchmal empfiehlt es sich mit sogenannten Best-Practice-Kennzahlen zu starten und iterativ die eigene Kennzahl daraus zu entwickeln.

Um die Synergien über die unterschiedlichen Geschäftsprozesse zu nutzen, sollten neben den Kennzahlen für die einzelnen Geschäftsprozesse unbedingt auch prozessübergreifende Kennzahlen definiert werden. Die damit gewonnene Erkenntnis kann dann in den richtigen Entscheidungen umgesetzt werden.

Eine weitere Möglichkeit eines sinnvollen Einsatzes von Kennzahlen bietet sich im Thema der Frühindikatoren. Je früher Trends und Entwicklungen aus den Daten abzulesen sind, desto flexibler und treffsicherer können die Unternehmensstrategie und die daraus resultierenden Entscheidungen gestaltet werden.

Die 10 wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung von BI-Projekten

  1. Frühzeitige Einbindung der Anwender
  2. Festlegung der Anwendergruppen
  3. Definition der fachlichen Anforderungen
  4. Abstimmung der benötigten Kennzahlen
  5. Kenntnis über bereits im Unternehmen vorhandene DWH-Lösungen
  6. Unterstützung durch die Geschäftsleitung
  7. Sicherstellung der Datenintegration und Datenqualität
  8. Entscheidung für die richtige BI-Software mittels Proof of Concept
  9. Beschränkung der Projektlaufzeit auf max. 6 Monate
  10. Sicherstellung der Weiterentwicklung der BI-Applikationen

 

Business Intelligence im Allgemeinen

Viele Unternehmen stehen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten in Bezug auf Kundenservice und Produktkosten unter enormem finanziellen Druck. Die drastische Abnahme der Planbarkeit erfordert höchste Flexibilität in den Entscheidungen. Ein „Fahren auf Sicht“ benötigt die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt.

In der Praxis versteht man darunter die Standardisierung und Optimierung des Berichtswesens. Die in den IT-Systemen anfallenden Daten werden genutzt, um unter verschiedenen Blickwinkeln die aktuelle Situation zu analysieren und ggf. zu bewerten.
Wer sich dabei nicht nur auf seine Tabellenkalkulationen verlässt, sondern ein integriertes Reporting über alle Geschäftsprozesse in einem umfassenden Analysesystem zur Business Intelligence zusammenfasst, kann sein Unternehmen auch in stürmischen Zeiten besser auf Kurs halten.

Transparenz hinsichtlich aller Geschäftsprozesse bedeutet: aktuelle, verlässliche und jederzeit nachvollziehbare Daten und Steuerungsgrößen stehen „zeitnah“ zur Verfügung. Diese Transparenz wird nicht nur in der Geschäftsführung von großen und mittelständischen Unternehmen benötigt, sondern in jeder Abteilung.

Die Analyse erfolgt nicht in den ERP-Systemen, sondern in einer davon getrennten Datenbasis, dem Data-Warehouse (DWH). Die Gründe dafür können sein:

  • Ungeeignete Strukturierung der Daten im ERP-System
  • Keine Auswertemöglichkeit über mehrere IT-Systeme
  • Keine Möglichkeit, fremde Daten z. B. von Mitbewerbern oder Forschungsinstituten einzubeziehen
  • Zu hohe Belastung des ERP-Systems durch Auswertungen
  • Laufende Änderungen der Daten im ERP-System
  • Keine Wiederholbarkeit der Auswertungen (Historie)
  • Falsche, unvollständige oder fehlende Daten in den IT-Systemen

Die 3 Phasen eines BI-Projektes

Die technologische Grundlage der Unternehmensdatenanalyse lässt sich in drei Phasen einteilen.

In der ersten Phase wird die Grundinformation erhoben (quantitativer und qualitativer Art). In der zweiten Phase werden die Daten in Beziehung gebracht, sodass Muster sichtbar werden. In der dritten Phase werden die Erkenntnisse im Unternehmen kommuniziert und in das Wissensmanagement integriert. Die Verbreitung der gewonnen Erkenntnisse soll dazu dienen, Entscheidungsgrundlagen für Maßnahmen und Aktionen zu liefern.

1. ETL Prozesse (Extraktion-, Transformation- und Ladeprozesse)
Eine der Hauptaufgaben eines BI-Projektes ist es, die Daten des ERP-Systems und der anderen IT-Systeme oder externer Datenquellen für die Analyse in eine eigene Datenbank (Data-Warehouse) zu überführen. Dies erfolgt durch Extraktion der Daten aus den unterschiedlichen Quellsystemen, ihrer Transformation und dem Laden in das DWH mittels der standardisierten ETL-Prozesse. Diese ETL-Prozesse bieten die Möglichkeit, zu definierten Zeitpunkten die gewünschten Quelldaten aus den Produktivsystemen zu extrahieren. Bei der Extraktion der Daten aus den Quellsystemen in das DWH können die Daten nach den Bedürfnissen der Anforderung logisch verknüpft werden. Damit werden aus vielen einzelnen Datenelementen erste zusammenhängende Datenmodule, welche die Basis für die späteren Auswertungen darstellen.

2. Datenmodell
Die zweite Hauptaufgabe eines BI-Projektes ist die richtige Datenmodellierung. Neben relationalen Datenmodellen werden innerhalb von Business-Intelligence-Lösungen vor allem multidimensionale Datenmodelle, sogenannte Würfel, realisiert. Dabei spielt die Performance für die späteren Abfragen eine wesentliche Rolle.

Nach der Datenmodellierung ist das Data Management der zweite wesentliche Faktor für die Geschwindigkeit der Abfragen. In den operativen Systemen werden im Laufe der Zeit viele fehlerhafte bzw. unvollständige Daten gespeichert. Diese können aus inkorrekten, redundanten, inkonsistenten oder nicht richtig formatierten Daten bestehen. In einem DWH können diese Daten bereinigt und damit inhaltlich vollständig für die Analyse aufbereitet werden. Damit werden nur korrekte und vollständige Daten in die entsprechenden Datenwürfel geladen.

3. Visualisierung
Die dritte und für den späteren Benutzer wichtigste Aufgabe eines BI-Projektes ist die Darstellung der vereinbarten Kennzahlen auf Basis von Standard Reports, Adhoc Reports oder Dashboards. Mit Hilfe der Frontend Tools werden die Daten aus dem DWH visualisiert und dem Anwender mittels Portaltechnologie, E-Mail oder als Business Applikationen auf Smartphones zur Verfügung gestellt.

Der wesentlichste Aspekt einer Business-Intelligence-Lösung ist dabei die Benutzerfreundlichkeit und die hohe Abfragegeschwindigkeit der einzelnen Auswertungen. Aufgrund der enormen Datenmengen in einem Data-Warehouse werden effiziente Werkzeuge benötigt, die zu einem den Anforderungen der unterschiedlichen End-User-Gruppen gerecht werden und zum anderen in die IT-Strategie eingebettet sind. Dabei ist großes Augenmerk auf die Konsolidierung der eingesetzten Frontend Tools zu legen.

Weitere Informationen zum Thema Business Intelligence finden Sie auch unter Informationen in der Intralogistik sowie unter Key Performance Indicators.

Bildquelle: © Wassermann AG

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Über Wassermann AG - Redaktion

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