Die Auftragsabwicklung beinhaltet sämtliche formelle Prozesse wie beispielsweise die Auftragsübermittlung, Datenverarbeitung sowie die Kontrolle von Aufträgen; gemessen ab dem Zeitpunkt der Auftragsaufgabe (Bestellung) bis zum Empfang der sogenannten Sendungsdokumente (Rechnung). Der physische Empfang der Ware ist nicht zwingend Teil dieser Auftragsabwicklung.
Grundsätzlich beginnt eine Auftragsabwicklung mit der Auftragsübermittlung. Diese kann per Brief, Telefax, Telefon, via Internet oder mittels persönlichem Kontakt (Außendienstmitarbeiter) geschehen. Im Anschluss folgen Auftragsbearbeitung, Auftragszusammenstellung, gegebenenfalls Fertigung, Versand und die Fakturierung (Rechnungsstellung) inklusive der Zahlungstransaktion. So hat jeder im Lager stattfindende Prozess einen formellen Abschnitt; eine Teilfunktion:
Beispiel:
- Auftragsübermittlung – Bestellformular
- Auftragsbearbeitung – Auftrags- und Kundeninformationen werden verknüpft, es folgt die Auftragsbestätigung
- Auftragserfüllung – Fertigung, Lagerbestand, externe Auftragsvergabe
- Verpacken und Versand – erstellen von Versandpapieren
- Transportlogistik – Quittierung und Transport des Versandguts
- Auftragsabwicklung – Rechnungsstellung, Transaktion
Die Auftragsabwicklung in der Praxis
In der Praxis sind speziell zu Beginn mehrere Arbeitsschritte vonnöten, um den Schriftverkehr zu komplementieren, auch um eventuelle Hürden für die darauf folgenden Prozesse zu lösen. So muss jeder Auftrag mit zuvor fehlenden Informationen ergänzt werden. Das können Abfragen der Liefermodalitäten, die Bonität des Kunden aber auch Details zur Lagerbestands- und der Debitorendatei (Kundeninformationen) sein. Ist beispielsweise die Artikelverfügbarkeit nicht gegeben, kann über den Lieferservice eine Produktion in Gang gesetzt oder ein Partner für die Lieferung beauftragen werden – in seltenen Fällen wird der Auftrag storniert.
Daher ist die Bestandsdisposition ein wichtiger Kernpunkt bei der Auftragsabwicklung: Sie stellt durch optimale Bestandshaltung die erforderliche Lieferfähigkeit sicher; garantiert also am Ende die Erfüllung des Kundenauftrags.
Mehr Informationen zum Thema finden Sie unter Auftragsdurchlaufzeit.
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