Was umfasst der Geschäftsprozess Versand?

Der Transport von Waren aus dem eigenen Lager zu den Kunden wird als Versand bezeichnet; es handelt sich also um den Transport von Gütern von einem Ort zu einem anderen. Innerhalb einer Wertschöpfungskette bildet der Versand einen wichtigen Gesamtprozess ab, der aus mehreren Einzelprozessen beziehungsweise Prozessschritten besteht, in die sowohl interne als auch externe Schnittstellen involviert sind. So ist zum Beispiel die Versandabteilung eng verzahnt mit dem Warenausgang und der Buchhaltung eines Unternehmens, während auch Versanddienstleister oder externe Speditionen am Gesamtprozess Versand beteiligt sind.

Übersicht zu den gängigen Versandwegen in der B2B- und E-Commerce-Logistik

Beim Versand geht es darum, auf eine wirtschaftlich effiziente Weise Distanzen zu überbrücken, im Hinblick auf Kosten und Lieferzeit. Somit können Waren per Luft, See und Straße versandt werden. Man spricht dann von Luftfracht, Seefracht und Bodenversand. In der Regel arbeiten Unternehmen mit externen Dienstleistern zusammen, wobei es sich konkret um Versand- oder Logistikunternehmen (Kurier-Express-Paket-Dienste, Speditionen, Reedereien) handelt. Da es sich bei der Versandabwicklung aufgrund der Umstände oder der Mengen um relativ komplexe Abläufe handeln kann, wird verstärkt auf Logistiksoftware gesetzt, die sowohl den Automatisierungsgrad erhöht als auch die einzelnen Prozesse optimiert. Welcher Versandweg letztendlich gewählt wird hängt vor allem ab von:

  • Versandkosten
  • Lieferzeit
  • Art, Maße und Gewicht der Güter
  • Nationaler oder internationaler Versand
  • Versandart
Bird's ee view of the industrial harbor Bukit Merah by https://unsplash.com/@chuttersnap
Luftbild des Hafens von Singapur. Bild: CHUTTERSNAP.

Zusammenfassung der häufigsten Versandarten

Gab es im unternehmerischen Bereich schon immer zahlreiche Arten des Versands, so sind durch den zunehmenden E-Commerce auch unterschiedliche Versandarten bis zu den Privatkunden durchgedrungen. Zu den gängigen Versandarten gehören:

  • Lieferung am selben Tag (Same Day Delivery): Die Lieferung erfolgt am selben Tag der Bestellung.
  • Lieferung am nächsten Tag (Next Day Delivery): Am Folgetag der Bestellung findet die Lieferung statt.
  • Expressversand
  • Internationaler Versand

Die Unterschiede liegen in der Lieferzeit, den Kosten und der Distanz. Je nachdem wie die Auftragsvergabe (Bestellung) lautet, wird die Versandart gewählt, falls sie nicht schon vom Auftraggeber selbst bestimmt wurde.

Versand- und Fulfillment-Kosten

Im Privatbereich haben sich die Konsumenten beim Online-Shopping schon daran gewöhnt, dass eine Bestellung versandkostenfrei erfolgt, sowohl beim ursprünglichen Kauf als auch bei der eventuellen Retoure. Für einen solchen Service muss der Verkäufer sehr genau kalkulieren, indem er die Kosten für Herstellung, Lagerung, Verpackung, Steuern und Spedition sowie Retouren stets aktuell berücksichtigt und den Kaufpreis entsprechend anpasst. So können sich die Preise auf dem Weltmarkt für Treibstoffe schlagartig ändern oder die Kosten für den Platz in einem Schiffscontainer.

Gängige Arten von Versandkosten lassen sich grob wie folgt unterscheiden:

Express-Versand

Beim Express-Versand soll die Ware besonders schnell zugestellt werden, also viel früher beim Kunden ankommen als es bei einer gewöhnlichen Lieferung der Fall wäre. Entscheidend ist somit die Lieferzeit, die so kurz sein muss, dass ein garantiertes Lieferdatum eingehalten wird. Es kann sich dabei um eine Same-Day-Delivery handeln, einen Overnight-Express oder einfach nur um eine außerordentlich schnelle Lieferung. Eine solche Warenlieferung erfährt beim Paketdienstleister beziehungsweise dem Transportunternehmen eine bevorzugte Behandlung, die zwar grundsätzlich mehr kostet aber auch um ein Vielfaches teurer sein kann als der entsprechende Standard-Versand. Vorteilhaft ist somit eine kurzfristige, pünktliche Lieferung, die auch einen Eilauftrag ermöglicht, während die Kehrseite vor allem aus den erheblichen Zusatzkosten besteht.

Pauschalpreis-Versand

Ein pauschaler Versandpreis ist im Kern eine Mischkalkulation, bei der der Verkäufer die gesamten Versandkosten auf alle Produkte sowie Käufer respektive Bestellungen verteilt und so kalkuliert, dass er ganzheitlich betrachtet keinen Nachteil beziehungsweise den größtmöglichen Vorteil daraus hat. Zu hohe pauschale Versandkosten schrecken zu viele Kunden ab, während zu niedrige Versandkosten zwar viele Kunden bestellen lassen aber die eigene Gewinnmarge zu sehr belasten. Während ein kostenloser Versand in der Regel dem Kunden auferlegt wird, indem die Kosten im Produkt eingepreist werden, bildet der Pauschalpreis-Versand eine nachvollziehbare Einordnung, von der alle profitieren. So versteht jeder Empfänger, dass größere und schwerere Waren tendenziell höhere Transportkosten verursachen als kleine und leichte Produkte. Die pauschalen Preise beziehen sich dann beispielsweise auf Lieferungen bis 25kg, über 25kg und über 50kg.

Echtzeit-Carrier-Preise

Der Versand unter Echtzeit-Carrier-Preisen ist eine transparente und sehr exakte Methode, um Versandkosten auszuzeichnen. Sobald beispielsweise in einem Onlineshop ein Artikel in den Warenkorb gelegt wird, kann der Kunde sehen, was der Versand kosten würde. Dieser Vorgang läuft automatisiert über eine Schnittstelle zwischen Onlineshop und Logistikunternehmen; Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Speditionen auch mit Versandkosten in Echtzeit arbeiten. Auf diese Weise bekommt jedes Produkt, jede Bestellung einen individuellen und aktuell gültigen Versandpreis zugewiesen.

Einen Sonderfall bildet das Drop-Shipping. In diesem Fall beziehungsweise bei einem solchen Geschäftsmodell wird Ware verkauft, ohne selbst Inventar zu besitzen. Herstellung, Lagerung, Verpackung und Versand werden von Dritten erfüllt. Sobald eine Bestellung eingeht, werden beim Serviceanbieter Prozesse angestoßen, die dazu führen, dass der Käufer die bestellte Ware erhält. Der Verkäufer hat dagegen mit diesen Prozessen nichts zu tun, er bezahlt den Serviceanbieter, der wiederum alle durchgeführten Leistungen in Rechnung stellt. In einem solchen Fall kann auch der gesamte Prozess nach der Bestellung und nachdem der Drop-Shipping-Anbieter (automatisiert) informiert wurde, als Versand bezeichnet werden. In einem solchen Fall ist der gesamte Fulfillment-Service von Drittanbietern entkoppelt vom Verkäufer.

Generell fließen zahlreiche einzelne Posten wie Steuern, Zollgebühren, Versicherung in die finalen Gesamtkosten für den Versand mit ein, die nicht nur daraus bestehen, den Transport selbst zu bezahlen.

Beispielhafter Ablauf beim internationalen Versand

Wie komplex und vielschichtig ein Versandprozess sein kann, lässt sich an folgendem Beispiel ablesen:

Beim internationalen Versand bestehen die beteiligten Parteien aus Versender, Empfänger, Reederei und Spedition. Vor dem Versand vereinbaren der Verkäufer (Versender) und Käufer (Empfänger) eine Haftungslösung, ist dieser Schritt vollzogen, folgt der Exporttransport; das heißt, die Ware wird aus dem Lager des Versenders an den Einsatzort des Spediteurs transportiert. Dafür kann ein rein lokales Logistikunternehmen beauftragt werden oder bereits auch eine Spedition, die Exporttransporte anbietet.

Als nächster Schritt folgt die Exportzollabfertigung, die je nach Land unterschiedlichen Richtlinien unterliegt und spezifische Zollbestimmungen erfüllen muss. Hierfür werden die erforderlichen Dokumente bei den Behörden eingereicht, um die Freigabe der Waren aus dem Herkunftsland zu bekommen. Dies setzt entsprechendes Fachwissen voraus, um alle Vorschriften verstehen und erfüllen zu können. Fehlt es an besagtem Fachwissen, dann kann als externer Dienstleister ein Clearing-Agent eingesetzt werden, der sich darum kümmert.

Die nachfolgende physische Inspektion der Sendung, sowie weitere physische Abläufe wie das Verladen auf ein Schiff in einem Container bezeichnet man als Ursprungsabwicklung. Im Vorfeld muss dafür eine Reederei beauftragt worden sein, die den Seetransport vollzieht. Hierbei ist nicht nur Zeit ein relevanter Faktor, sondern auch der Weg selbst. Denn für alle auf dem Weg anfallenden Seefrachtgebühren sowie die Einfuhrzollabfertigung ist der Empfänger verantwortlich. Vor allem steuerliche Verpflichtungen werden bei der Zollabfertigung geprüft; dafür wird die Ware vorübergehend im Zollbereich aufbewahrt, was insgesamt ein komplexer als auch zeitaufwendiger Prozess ist, wofür auch lokale Clearing- beziehungsweise Speditionsagenten mit dem Empfänger zusammenarbeiten.

Diese Prozesse, bei denen (mehrere) Ländergrenzen überquert und unterschiedliche Zollbestimmungen berücksichtigt werden müssen, bringt einen großen Aufwand an Frachtbriefen und weiteren Dokumenten mit sich, weshalb bereits Lösungen erprobt werden, die auf Basis einer Blockchain fungieren und eine Menge Zeit sparen sollen bei gleichzeitiger Erhöhung der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Seefracht sowie des gesamten Versandweges.

Den finalen Schritt beim internationalen Versand stellt dann die Zielabfertigung dar. Hierbei wird der Container mit der Ware vom Schiff entladen und zum Lager der Spedition transportiert. Von hier kann der Empfänger beziehungsweise Käufer die vereinbarten Gebühren bezahlen, seine Ware abholen oder den Transport zu seiner Zieladresse organisieren.

Zu den relevanten Dokumenten beim (internationalen) Versand gehören:

  • Handelsrechnung: ausgestellt vom Verkäufer
  • Versicherungszertifikat: schützt die Spedition/Reederei vor jeglicher Haftung
  • Frachtbrief: fungiert als Versandbeleg, ist ein juristisches Dokument und enthält wichtige, präzise Informationen über die transportierte Ware

Prozesse im Versand

Wie bereits erwähnt, besteht der Versand aus zahlreichen einzelnen Prozessschritten beziehungsweise Abläufen, die eigene, einzelne Prozesse abbilden. Dazu gehören vor allem:

Zusammenfassung

Der Versand ist ein komplexer Prozess, der aus mehreren einzelnen Prozessen besteht und zahlreiche Faktoren berücksichtigt. Zeit und Kosten stellen die Hauptkriterien dar, wenn es darum geht, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Halbfabrikate und Fertigerzeugnisse aufgrund einer Bestellung zu verschicken. Der Transport vom Auftragnehmer (Verkäufer) zum Auftraggeber (Käufer) ist der finale Schritt der Auftragserfüllung, die in einem Unternehmen in der Regel von der Versandabteilung organisiert wird. Der Versand der Ware kann oftmals nachverfolgt und der Versandweg beziehungsweise Versandverlauf unmittelbar nachvollzogen werden; entweder durch Scannen von Barcodes oder den Einsatz von RFID. Dafür enthält die Warensendung auch wesentliche Dokumente wie zum Beispiel einen Lieferschein, Frachtbrief oder eine spezifische Tracking-Nummer. Versandprozesse lassen sich insgesamt effizienter gestalten, je höher der Automatisierungsgrad in den einzelnen Schritten ist.

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